Quand un dirigeant nous confie qu’il n’est plus satisfait de son cabinet comptable, la conversation se termine presque toujours par la même question : « Mais concrètement, comment ça se passe pour changer ? » Derrière cette question, il y a souvent une inquiétude : peur de froisser son comptable actuel, peur de perdre des documents, peur d’une procédure compliquée en pleine année.
Bonne nouvelle : changer d’expert-comptable est une démarche encadrée par la profession, bien plus simple que ce que l’on imagine — et c’est votre nouveau cabinet qui en fait l’essentiel. Voici la procédure, étape par étape.
Ce que dit votre lettre de mission (et pourquoi il faut la relire d’abord)
Votre relation avec votre expert-comptable est formalisée dans un document appelé lettre de mission : c’est le contrat qui définit ses prestations, ses honoraires et les conditions de rupture. Avant toute démarche, relisez-y deux informations :
- La durée et le renouvellement : la plupart des lettres de mission se renouvellent tacitement chaque année, à la date de clôture de votre exercice.
- Le préavis de résiliation : il est généralement de trois mois avant la clôture de l’exercice. Si votre exercice se termine le 31 décembre, il faut donc souvent notifier votre décision avant le 30 septembre.
Certaines lettres de mission prévoient une indemnité si vous résiliez en dehors de ces conditions (souvent quelques mois d’honoraires). D’où l’intérêt de vérifier avant d’envoyer quoi que ce soit — c’est d’ailleurs l’une des premières choses que nous examinons quand une entreprise souhaite nous rejoindre.
Faut-il attendre la clôture de l’exercice ?
C’est l’idée reçue la plus répandue. Dans les faits, changer en fin d’exercice est effectivement le moment le plus naturel : l’ancien cabinet termine le bilan, le nouveau démarre sur un exercice propre. Mais rien n’interdit de changer en cours d’année, et c’est parfois préférable — par exemple si la relation est dégradée au point de mettre en risque vos déclarations, ou si un projet important (levée de fonds, passage à la facturation électronique, croissance rapide) exige un accompagnement que vous n’avez pas.
Dans ce cas, les deux cabinets se répartissent les travaux de l’exercice, et l’éventuel coût de sortie se négocie. Là encore, nous gérons cette discussion pour nos clients.
La procédure étape par étape
Étape 1 : choisissez d’abord votre nouveau cabinet
Contre-intuitif, mais essentiel : ne résiliez jamais avant d’avoir trouvé votre nouveau cabinet. C’est lui qui va orchestrer la transition, et vous éviter toute période sans accompagnement — ce qui serait risqué pour vos échéances fiscales et sociales. Prenez le temps de comparer, et méfiez-vous des cabinets qui promettent tout sans avoir regardé votre dossier.
Étape 2 : envoyez votre lettre de résiliation
Une simple lettre recommandée avec accusé de réception adressée à votre cabinet actuel suffit. Inutile de vous justifier longuement : indiquez que vous mettez fin à la mission dans le respect du préavis prévu, et la date d’effet souhaitée. Votre nouveau cabinet vous fournit généralement un modèle — nous le faisons systématiquement.
Étape 3 : la reprise de dossier entre confrères — le mécanisme que peu de dirigeants connaissent
C’est ici que la profession travaille pour vous. Le code de déontologie des experts-comptables impose au nouveau cabinet de prendre contact avec le cabinet sortant avant de commencer sa mission — c’est ce qu’on appelle la courtoisie confraternelle. Concrètement, ce contact officialise le changement, organise le transfert des éléments de votre dossier et permet au cabinet sortant de signaler d’éventuels points d’attention.
Ce que cela signifie pour vous : vous n’avez pas à gérer les échanges entre l’ancien et le nouveau cabinet. Pas de face-à-face inconfortable, pas de relances : les deux professionnels ont l’obligation de coopérer.
Étape 4 : la récupération de vos documents
Un point important à connaître : les documents comptables vous appartiennent. À la fin de la mission, votre ancien cabinet doit vous restituer l’ensemble des pièces que vous lui avez confiées (factures, relevés, contrats…) ainsi que les documents produits pour vous : bilans, liasses fiscales, déclarations, grand livre, fichier des écritures comptables (le fameux FEC, la version informatique normalisée de votre comptabilité).
Seule exception : si des honoraires restent impayés, le cabinet peut exercer un droit de rétention, mais celui-ci est strictement limité aux documents qu’il a lui-même produits et non payés. Il ne peut en aucun cas retenir les pièces originales que vous lui avez remises. En cas de blocage, le litige peut être porté devant le conseil régional de l’Ordre des experts-comptables, qui propose une procédure de conciliation. Dans notre pratique, ces situations sont rares : le solde des honoraires dus règle la question dans l’immense majorité des cas.
Étape 5 : le démarrage avec votre nouveau cabinet
Une fois le dossier transféré, le nouveau cabinet reprend vos comptes : vérification des derniers bilans, reprise des balances (les soldes de vos comptes), paramétrage des outils, calage du calendrier des échéances. C’est aussi le moment idéal pour remettre à plat ce qui vous frustrait : reporting plus régulier, outils plus modernes, conseil plus proactif. Dites clairement ce que vous attendez — c’est le meilleur moment pour l’obtenir.
Combien de temps ça prend, combien ça coûte ?
Pour une PME classique, comptez quelques semaines entre la signature de la nouvelle lettre de mission et un fonctionnement complet en régime de croisière, l’essentiel se jouant dans la disponibilité du cabinet sortant. Côté coût, la reprise de dossier est le plus souvent incluse dans les honoraires du nouveau cabinet ; les seuls frais réels éventuels sont les honoraires restant dus à l’ancien cabinet pour les travaux déjà réalisés. Méfiez-vous en revanche de la double facturation sur un même exercice : c’est un point que votre nouveau cabinet doit clarifier dès le départ avec le sortant.
Votre checklist avant de vous lancer
- Relire votre lettre de mission : date de renouvellement, préavis, conditions de sortie.
- Choisir votre nouveau cabinet et signer la nouvelle lettre de mission.
- Envoyer la résiliation en recommandé avec AR, dans les délais.
- Laisser les deux cabinets organiser le transfert du dossier.
- Vérifier la restitution complète : pièces, bilans, liasses, FEC.
- Solder les honoraires dus à l’ancien cabinet.
- Caler avec le nouveau cabinet les échéances des mois à venir.
Notre conseil pour finir
Le plus grand risque quand on change d’expert-comptable, ce n’est pas la procédure — elle est balisée. C’est de rester des années avec un accompagnement qui ne vous convient plus, par crainte d’une démarche qui prend en réalité quelques semaines. Si vous envisagez de changer pour un cabinet proche de chez vous, nous avons détaillé les avantages d’un expert-comptable de proximité dans un précédent article.
Chez Philippe & Sogeco, à Buchelay et Mantes-la-Jolie, nous accueillons chaque année des entreprises qui nous rejoignent en cours de route : la transition est un processus que nous connaissons par cœur et que nous pilotons de bout en bout. Contactez-nous pour en parler : le premier échange est sans engagement, et vous saurez précisément à quoi vous attendre avant de décider quoi que ce soit.