Embaucher son premier salarié : toutes les démarches expliquées

L’embauche d’un premier salarié représente une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. C’est souvent le signe d’une croissance positive, mais cela s’accompagne également de nombreuses obligations administratives, fiscales et sociales. Chez Philippe et Sogeco, nous accompagnons régulièrement les entrepreneurs des PME de la région de Mantes-la-Jolie dans cette étape importante. Voici notre guide pratique pour vous aider à franchir ce cap sereinement.

Les préalables à l’embauche

Avant de vous lancer dans le recrutement, nous vous recommandons de :

• Évaluer vos besoins réels : quel poste, quelles compétences, quel volume horaire ?
• Calculer le coût global du salarié (salaire brut + charges patronales + frais annexes)
• Vérifier la rentabilité attendue de ce recrutement pour votre entreprise
• Prévoir un espace de travail adapté et le matériel nécessaire

Les formalités administratives obligatoires

1. S’immatriculer en tant qu’employeur

Si vous n’avez jamais eu de salarié, la première démarche consiste à vous immatriculer auprès de l’URSSAF en tant qu’employeur. Cette formalité se réalise en ligne sur le site de l’URSSAF et doit être effectuée idéalement un mois avant l’embauche prévue.

2. Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

La DPAE est une obligation légale qui doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant la prise de poste et au plus tard la veille du premier jour de travail. Cette démarche se fait également en ligne sur le site de l’URSSAF et permet d’informer en une seule fois les différents organismes sociaux.

3. Mettre en place le Document Unique d’Évaluation des Risques (DUER)

Même avec un seul salarié, vous devez établir ce document qui recense l’ensemble des risques professionnels auxquels votre employé pourrait être exposé. Ce document doit être mis à jour annuellement et tenu à disposition des salariés et de l’inspection du travail.

4. Créer un registre unique du personnel

Dès le premier salarié, vous êtes tenu de créer et tenir à jour un registre unique du personnel. Ce document doit mentionner les informations essentielles concernant votre employé (identité, date d’embauche, emploi, type de contrat, etc.).

5. Prévoir les affichages obligatoires

La législation impose d’afficher dans vos locaux certaines informations : convention collective applicable, horaires de travail, coordonnées de l’inspection du travail, égalité professionnelle, lutte contre les discriminations, etc.

Le choix du contrat de travail

La rédaction du contrat de travail est une étape fondamentale qui détermine la relation employeur-salarié. Plusieurs types de contrats existent :

• Le CDI (Contrat à Durée Indéterminée) : la forme la plus courante et la plus sécurisante pour le salarié
• Le CDD (Contrat à Durée Déterminée) : utilisé pour des besoins temporaires précis
• Le contrat à temps partiel : pour un volume horaire inférieur à la durée légale
• Le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : pour former un jeune tout en bénéficiant d’aides

Le contrat doit préciser, entre autres, la qualification du salarié, sa rémunération, ses horaires de travail et la convention collective applicable.

Les obligations sociales à respecter

1. La mise en place d’une protection sociale complète

Vous devez :

• Souscrire une assurance contre les accidents du travail
• Adhérer à une caisse de retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO)
• Mettre en place une complémentaire santé (mutuelle d’entreprise)
• Prévoir une prévoyance si votre convention collective l’impose

2. La gestion de la paie et des déclarations sociales

Chaque mois, vous devrez :

• Établir un bulletin de paie conforme à la législation
• Effectuer la Déclaration Sociale Nominative (DSN) avant le 5 ou le 15 du mois suivant
• Verser les cotisations sociales aux organismes concernés

La complexité de la paie et le risque d’erreurs sont tels que nous recommandons vivement aux entrepreneurs de déléguer cette mission à un expert-comptable. Chez Philippe et Sogeco, nous proposons un service d’externalisation des paies adapté aux besoins des PME.

Les incidences fiscales à anticiper

L’embauche d’un salarié a également des conséquences fiscales pour votre entreprise :

• Les salaires et charges sont des charges déductibles du résultat fiscal
• Selon votre statut, vous pouvez être soumis à la taxe sur les salaires
• Vous devrez prévoir le versement d’une participation à la formation professionnelle
• Une contribution au Fonds National d’Aide au Logement (FNAL) est également à prévoir

Le coût réel d’un salarié : ne pas se limiter au salaire brut

Pour éviter les mauvaises surprises, calculez précisément le coût global de votre salarié :

• Salaire brut : montant négocié avec le salarié
• Charges patronales : environ 40 à 45% du salaire brut selon votre secteur d’activité
• Frais annexes : équipement, formation, tickets restaurant éventuels…
• Coût administratif de gestion

À titre d’exemple, pour un salarié au SMIC (1 709,28 € brut en 2025), le coût total pour l’employeur s’élève à environ 2 400 € par mois.

Nos conseils pour réussir votre première embauche

1. Anticipez les démarches au moins 2 mois avant la date d’embauche envisagée
2. Renseignez-vous sur votre convention collective qui peut prévoir des dispositions spécifiques
3. Établissez une fiche de poste précise pour clarifier les missions et responsabilités
4. Prévoyez un parcours d’intégration pour faciliter l’arrivée de votre premier salarié
5. Informez-vous sur les aides à l’embauche disponibles selon le profil de votre candidat
6. Faites-vous accompagner par un expert-comptable pour sécuriser vos démarches

Comment Philippe et Sogeco peut vous accompagner

Notre cabinet d’expertise comptable propose un accompagnement complet pour l’embauche de votre premier salarié :

• Conseil sur le type de contrat le plus adapté à votre situation
• Aide à la rédaction du contrat de travail
• Réalisation des formalités administratives d’embauche
• Établissement des bulletins de paie et déclarations sociales
• Optimisation de la politique de rémunération
• Veille sociale et conseils personnalisés

Conclusion

Embaucher un premier salarié est une étape déterminante qui nécessite préparation et rigueur. Les aspects administratifs, sociaux et fiscaux peuvent sembler complexes, mais avec un bon accompagnement, cette étape peut se transformer en véritable levier de croissance pour votre entreprise.

N’hésitez pas à contacter notre équipe chez Philippe et Sogeco à Buchelay / Mantes-la-Jolie pour bénéficier d’un accompagnement sur mesure dans cette étape importante de la vie de votre entreprise.