Les frais de repas engagés par un commerçant sont déductibles de son résultat imposable à condition d’être nécessités par l’exercice de la profession, justifiés et d’un montant raisonnable. L’administration des impôts a précisé ces conditions.
Pour qu’ils soient déductibles, il est nécessaire en premier lieu de démontrer que les frais de repas engagés par un contribuable imposé en matière de bénéfices industriels et commerciaux, par exemple un commerçant ou un artisan, sont engagés dans le cadre de l’exercice de la profession. Les frais de repas consommés à titre privé ne sont pas déductibles des bénéfices.
Éloignement domicile-lieu de travail
Les frais de repas d’un commerçant ou d’un artisan peuvent être considéré comme des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession lorsque la distance entre le lieu où s’exerce l’activité et le domicile du contribuable fait obstacle à ce que le repas soit prix au domicile. Ces frais sont en effet considérés comme professionnels par nature s’ils sont justifiés par un éloignement normal entre le domicile et le lieu de travail. L’éloignement doit être suffisamment important pour motiver la prise de repas hors du domicile.
Cette notion d’éloignement du domicile par rapport au lieu de travail est cependant délicate à cerner en pratique : l’éloignement du domicile par rapport au lieu de travail doit être important, mais pas excessif. Un éloignement trop important signifierait que le contribuable a fait un choix personnel de résider loin de son lieu de travail. Fiscalement, ce choix ne peut pas générer des dépenses déductibles supérieures à celles qui auraient été ordinaires si le domicile avait été dans un lieu plus proche de son commerce.
Pour l’appréciation du caractère normal de la distance, l’administration des impôts tient compte notamment de l’étendue et de la configuration de l’agglomération où se trouve le domicile du contribuable, des lieux d’exercice de l’activité, ainsi que de la nature même de l’activité exercée (activité obligeant à de fréquentes interventions sur le terrain ou dans d’autres entreprises, par exemple), et de l’implantation de la clientèle qui peut nécessiter des déplacements au-delà des limites de l’agglomération où se situe le domicile du contribuable. Il peut également être tenu compte des horaires de travail du contribuable (horaires d’ouverture et de fermeture du magasin le midi, par exemple).
Cette appréciation résulte essentiellement d’un examen au cas par cas des conditions d’exercice de l’activité professionnelle par le vérificateur fiscal.
Les frais de repas doivent être justifiés par des factures
Conformément aux principes généraux du droit fiscal, les frais de repas exposés par le contribuable doivent correspondre à une charge effective et justifiée.
Le contribuable concerné doit donc être en mesure de produire toutes pièces justificatives permettant d’attester de la nature et du montant de ces dépenses. A défaut, aucune déduction, même forfaitaire, ne peut être pratiquée.
Parmi les pièces justificatives admises, on trouve bien entendu les factures de restaurant.
Et si le commerçant est en déplacement professionel, il est également important qu’il conserve la trace, dans un agenda par exemple, du motif et du lieu de déplacement pour justifier de l’opportunité de la dépense. L’administration fiscale n’accepte pas d’évaluer forfaitairement les frais de repas des commerçants et des artisans qui n’auraient pas conservé leurs factures, comme elle l’admet en faveur des salariés.
La valeur du repas pris au domicile n’est pas déductible
Seuls les frais supplémentaires de repas sont réputés nécessités par l’exercice de la profession. La fraction de la dépense qui correspond aux frais que le contribuable aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile constitue une dépense d’ordre personnel qui ne peut être prise en compte pour la détermination de son bénéfice imposable.
Pour l’évaluation de cette dépense personnelle “plancher” exclue du montant des frais de restauration, et à titre de règle pratique, l’administration fiscale admet de se référer aux règles relatives au calcul des avantages en nature retenues pour les salariés en matière de nourriture.
Le montant forfaitaire représentatif de la valeur du repas pris au domicile est fixé en valeur absolue. Il est revalorisé au 1er janvier de chaque année conformément au taux prévisionnel d’évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac.
Pour les exercices clos en 2013, le prix du repas pris au domicile est fixé forfaitairement à 4,55€ TTC.
Les dépenses ne doivent pas être excessives
Le repas prix en dehors du domicile doit avoir un coût raisonnable sous peine de plus être considéré comme une dépense profesionnelle.
Afin de simplifier l’appréciation de ce montant, il est convenu qu’est raisonnable un repas dont le prix n’excède pas la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas retenue lorsqu’un salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou le lieu habituel de son travail, soit 17,70 € TTC pour l’année 2013.
Si le prix du repas s’élève à plus de 17,70 €, la fraction qui excède ce plafond constitue une dépense d’ordre personnel qui ne peut être admise en déduction, à moins que le contribuable ne justifie ce dépassement par des circonstances exceptionnelles, nécessaires à l’exercice de son activité. Dans un prochain article nous verrons en détail les modalités de calcul du montant déductible !